展览会及配套会议主场运营服务规范

1 范围

本文件规定了展览会及配套会议主场运营服务的术语和定义、总体要求、资质要求、服务内容和要求、服务评价与改进等。

本文件适用于展览会及配套会议主场运营服务。

2 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单） 适用于本文件。

GB/T 26165 经济贸易展览会术语

3 术语和定义

                  GB/T 26165 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

            3.1

主场运营服务商 general service contractor

主办（或承办）单位指定，并委托为展览会提供现场组织管理服务的机构。

4 总体要求

     主场运营服务商应诚实守信，依法经营，并提供专业、规范、安全、有序、有成效的展览会及配套会议现场服务。

    以主办单位、参展商、观众为核心的服务理念应贯穿于主场运营服务全过程。

    主场运营服务人员具备专业服务态度，应做到认真负责、积极主动、热情耐心、细致周到，并使用文明礼貌用语。

    主场运营服务应符合国家有关安全、消防、卫生（防疫）、环保、绿色、节能等规范要求。

5 资质要求

     主场运营服务商

5.1.1 应具有独立法人资格及展览展示服务资质。

        5.1.2 应具备展览会现场设计、组织、实施、协调及管理能力，具有数字化运营能力，具备良好的商业交流沟通能力。

5.1.3 应具备相应的管理人员、技术人员、服务人员等专业团队。

       5.1.4 应有健全的生产经营组织结构和规章制度，企业运营和信用状况良好，无违法、违规记录， 具备本企业的相关专业网站。

5.1.5 应定期对员工进行培训和考核，提高业务技能和职业素质。

5.1.6 宜通过 GB/T 19001、 GB/T 24001、GB/T 45001 等管理体系认证。

    主场运营服务人员

5.2.1 展览会及配套会议主场运营服务人员，包括：项目负责人、项目管理人员、专业技术人员等。

5.2.2 项目负责人应满足如下要求：

——有专业能力，具备专科以上学历，并持有职业经理人证书或同等证书；

——从事会展运营三年以上，有会展行业培训经历，熟知展览会及配套会议运营、搭建、消 防、电气、物流等相关专业知识及各个环节工作要点，熟悉数字化运营，能带领团队人员完成项目工作；

——掌握基本的管理专业技能，具备展览会及配套会议现场的组织、协调和沟通能力；

——具备较高水平的职业道德和政治素养，掌握基本信息技术和知识，具备较高的综合能力。

5.2.3 项目管理人员应满足如下要求：

——具有专科以上学历；

——从事会展运营两年以上，经过专业培训，熟悉展览会及配套会议专业知识和工作流程，熟悉展览会运营、搭建、消防、电气、物流等相关知识；

——具有团队精神和风险意识，有一定的数字化运营能力；

——掌握管理基本知识，具备良好的组织、沟通和解决问题能力。

5.2.4 专业技术人员应满足如下要求：

——具有中专以上学历，或相应的职业技术证书；

——持有专业技术资质等级证书；

——熟知展览会运营、搭建、消防、电气、物流等相应知识，并持有近两年的培训学习或工作证明；

——特殊工种（电工、焊工、高空作业及特种设备等）需持有相应证件。

6 主场运营服务内容和要求

     展前阶段

6.1.1 熟悉展览会及配套会议项目信息，包括但不限于：

a) 全面掌握展览会及配套会议的相关信息，包括展览会性质、规模、参展范围、展览会规划、展览会及配套会议主题、参展商构成、展览会观众、嘉宾等；

b) 认真了解和熟悉会展业管理相关法律法规，做好主场可行性安全保障规范，掌握当地政府有关办展的规程和必要手续，包括公安、消防、防疫、安监、海关等；

c) 全面熟悉和掌握展馆相关信息，包括展馆建筑及展馆周边环境，会场数量以及辅助空间， 各场馆可使用面积、地面承重、水电气网、卸载设备、会议设施设备、通讯设施布局、专业设施设备的完善程度，掌握监控、储藏、餐饮、消防、防疫等安全设施以及应急通道情况等；

d) 了解和掌握会议及活动所需的设施设备信息，包括会场布置要求、音响设备、灯光设施、多媒体设备、主视觉设计要求、舞台面积和造型、同声翻译相关设备等。

 6.1.2 组织分工分项工作，制定展览会及配套会议现场各项服务方案。包括消防应急预案、突发事件应急预案、卫生防疫措施方案、安保方案、布撤展方案、现场吊装和物流方案、网络平台运营方案、交通服务及管理方案、现场广告布置方案、餐饮供应方案、展场卫生清洁方案、开幕式执行方案、会议接待方案、会议管理与执行方案等。

6.1.3 编制展览会及配套会议相关材料。包括参展商手册（含防疫）、安全规范等。

6.1.4 4 编制展览会及配套会议相关报表。包括产品进出登记表，施工加班申请表 等。

       6.1.5 收集、统计、整理、审核参展商及相关方参展需求资料。包括标准展位楣板内容、展位用水用电用气需求、现场噪声控制保证书、现场吊装需求、特装展位搭建图纸、展场广告、展览器材及设备等。

      6.1.6 收集配套会议及活动信息资料。包括参会人数、会议主题、会议规模、会刊、报告人信息、网络平台信息等。

      6.1.7 审核特装展位搭建提报材料。包括施工单位营业执照，资质证明，参展单位委托书，搭建效果图、施工图、电路图，特殊工种作业证，保险资料等，并签订安全责任书。

     6.1.8 组织相关工作人员与场馆对接。内容包括布撤展、开幕式、配套会议和活动、接待、安保、消防、物流、交通、水电气网、吊装、通讯、多媒体和餐饮供应等。

6.1.9 进行展览会及配套会议平面布局、功能区规划、主视觉设计等。

6.1.10 向场馆提供报馆资料。包括特装展位效果图、施工图、电路图，水电气网使用需求，标准

展位、标改特展位的搭建图纸及楣板资料。

       6.1.11 协助主办单位办理相关的展览会公安、消防等报批、备案手续。

    布展阶段

       6.2.1 报到服务。包括卫生防疫、报到登记、办理参会参展手续等。

       6.2.2 布展施工管理服务。包括监督检查特装展位施工安全及施工规范，落实参展商水电气网等现场需求，配合公安、消防等部门的相关检查及整改。

       6.2.3 组织召开展前协调会，落实展览会工作细节。包括进撤场、餐饮服务、物流、交通、卫生防疫、开幕式及论坛活动等需求的配合及落实。

    展览阶段

       6.3.1 根据各项方案提供展览会现场管理服务。包括观众注册及门禁管理、展场安全巡查、停车场管理、客流和车辆疏导、卫生防疫、现场突发事件应急处理等。

       6.3.2 协助主办方组织实施开幕式及配套会议等各项活动的开展，保障设备设施正常运行。

       6.3.3 提供现场咨询服务，发放会刊、观展指南等展览会宣传资料。

       6.3.4 观众信息收集，展览会相关数据统计，收集相关方意见和建议。

    撤展阶段

      6.4.1 监督展品及展具出馆搬运按规程安全操作。

      6.4.2 监督保证场馆设施设备完好无损坏。

      6.4.3 合理安排路线和时间，保证交通顺畅。

      6.4.4 监督展位及时安全拆除、清运，无建筑垃圾遗留。

      6.4.5 及时与场馆进行验收交接。

    展后工作

      6.5.1 进行展览会工作总结。

      6.5.2 整理展览会各类资料，分类存档。

      6.5.3 对参展商和观众进行回访、记录。

      6.5.4 撰写展览会主场运营服务工作报告，要求数据真实、分析透彻。内容包括展览会性质、规模、展位面积、参展商数量、观众数量、展览会配套会议及活动、宣传分析、安全运营管理分析、取得的业绩、存在的问题、改进措施等。

7 服务评价与改进

对运营服务进行自评，吸纳相关方意见建议，制定改进和提升方案，完善规章制度及标准化体系，不断提高主场运营服务质量和服务能力。